Tuliko kehuja vai katkeraa kalkkia?

Teksti: Virve Järvinen, Kuvitus: Jonna Koski

Palautteen vastaanottaminen on usein vaikeaa, oli se minkä laatuista tahansa. Jos yhtään lohduttaa, sen antaminenkaan ei ole helppoa. Kumpaakin osapuolta helpottaa, kun tietää, mitä palautteella tarkoitetaan ja miksi sitä annetaan.

Kollegalle voi todeta esimerkiksi: Hyvin tehty! Sinun ansiostasi projekti etenee aikataulussa. Tai: Voisitko muuttaa tätä kohtaa työssäsi seuraavalla tavalla? Tämä vaikuttaa oleellisesti muiden työhön.

Työelämässä annettu palaute on kiinnostusta toisen ihmisen työtä kohtaan. Sen tarkoituksena on viestiä arvostuksesta ja auttaa työntekijää kehittymään ja pääsemään työssään eteenpäin. Palaute kertoo saajalleen, että hänen työnsä on huomattu ja sillä on laajempia vaikutuksia. Tämä lisää työntekijän merkityksellisyyden kokemusta, ja tarve kokea itsensä merkitykselliseksi kuuluu ihmisen perustarpeisiin. Työn kokeminen merkitykselliseksi lisää myös sisäistä motivaatiota ja ehkäisee uupumista. Työnteko alkaisi puuduttaa, ellei kukaan koskaan kommentoisi sitä.

Palaute on eräänlainen työhön kuuluva bonus, jonka toinen ihminen hyvää hyvyyttään antaa. Sitä verrataan usein lahjaan, ja aivan kuten lahjaa, palautetta voi hyödyntää tai laittaa sen hyllylle. Vastaavasti kuin lahjasta, palautteesta tulee kiittää. Siitä kannattaa kiittää, vaikkei se aina olisi helppoa. Jos palautteen saaja osaa käyttää lahjan hyödykseen, hän voi myöhemmin nauttia täydellä sydämellä kehuista.

Korjaavan, kriittisen palautteen saaminen tuntuu usein kurjalta. Tilannetta helpottaa, kun ymmärtää, että palaute on yleensä yksittäisen ihmisen arvio yhdellä hetkellä, ei lopullinen totuus. Sen antaja ei asetu saajan yläpuolelle eikä kuvittele osaavansa asiaa tätä paremmin. Ei kannata ajatella, että palaute kohdistuisi johonkin vastaanottajan pysyvään ominaisuuteen. Se ei tee vastaanottajasta huonoa ihmistä.

Vastaanottajan henkistä kypsyyttä osoittaa se, ettei hän ala puolustella tekemisiään – ei vaikka palaute olisi hänen omasta mielestään epäreilua. Puolustelu johtaa vastaväitteisiin, eikä tilanne etene, vaan kummallekin osapuolelle jää paha mieli. Jos pinna kuitenkin uhkaa palaa, kannattaa ottaa aikalisä. Voi vaikka todeta, että mietittäviä asioita tuli kerralla niin paljon, että niiden käsittely vie aikaa ja luvata palata asiaa myöhemmin.

Epäreiluun palautteeseen on syynsä, ja ellei se avaudu, sitä voi kysyä suoraan: Nyt en ymmärrä, mitä tarkoitat. Voisitko selventää ja antaa esimerkin? Onko kritiikkisi takana jokin yksittäinen tilanne?

Kysymysten ja puheen sävy sekä elekieli kannattaa pitää neutraalina. Jos koko olemus kertoo, että saatu palaute satuttaa eikä vastaanottaja halua kuunnella, jatkossa hän jää palautteesta paitsi. Korjaava palaute ei tarkoita, että työntekijän on selvittävä tehtävästään yksin. Ellei palaute sisällä ehdotusta käytännön toteutukseen, sen antajalta voi kysyä neuvoja.

Kannustavan palautteen vastaanotto ei ole sekään helppoa. Vastaanottaja voi vaatimattomuuttaan ajatella, ettei kehuilla ole pohjaa ja alkaa vähätellä omaa osuuttaan ja osaamistaan. Hutaisin tämän tuossa tauolla. Työkaveri teki isoimman osan, minä vähän autoin. Tämä voi kuitenkin tuntua palautteen antajasta väheksymiseltä. Kehut on parempi vastaanottaa reilusti ja kiittää niistä omalta osaltaan.

Kannustavan palautteen saaminen työporukassa voi tuntua nololta. Toisin kuin kriittisen, kannustavan palautteen antaminen julkisesti voi olla perusteltua. Jos välit työyhteisössä ovat kunnossa, tämä motivoi kaikkia tekemään parhaansa. Pelko itsensä nostamisesta jalustalle katoaa, kun toteaa, että kiitos kuuluu koko porukalle. Kannustava palaute ei ole pelkkää päänsilitystä, vaan senkin tarkoituksena on kehittää työtä ja työntekijää. Sen viesti on, että voi jatkaa samalla tavalla. Siksi kannattaa varmistaa, että ymmärtää palautteen oikein, sillä onnistumisista saatu palaute poikii onnistumisia jatkossakin.

Työtyytyväisyyskyselyissä työntekijät valittelevat liki aina palautteen vähyyttä. Osasyy tähän lienee se, että moni ymmärtää palautteen annon vain esimiehelle kuuluvaksi asiaksi. Esimies puolestaan voi uskoa, että palautteen paikka on, kun joku on pahasti pielessä. Työpaikalla jokainen on vastuussa siitä, millainen palautekulttuuri siellä vallitsee.

Turvallisessa työilmapiirissä palautekanava on auki kaikkiin suuntiin. Palautetta voi ja kannattaa antaa myös esimiehelle ja vertaisille. Esimiehet saavat harvoin työstään myönteistä palautetta. Valtaosa työstä tehdään vertaisten kanssa, jolloin palaute palvelee päivittäisiä tekemisiä. Kollega on sitä paitsi monessa tilanteessa esimiestä parempi kommentoimaan toisen työtä, sillä hän havainnoi työtoverinsa tekemisiä läheltä.

Yksinkertaisimmillaan palaute on toisen ihmisen huomioimista, kuten tervehtimistä ja kiittämistä: Huomenta, mitä sinulla on tänään työn alla? Olitpa nopea. Selvisit tuosta näppärästi. Palautteen tulee kuitenkin olla perusteltua, kehu kehumisen vuoksi alkaa ennen pitkää tökkiä. Aidon kuuloinen palaute edellyttää toisen näkemistä oikeasti. Tasapuolisesti jaetut kehut ehkäisevät kateutta.

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen luonnistuvat vaivattomimmin silloin, kun palautteen anto on jatkuvaa, eikä liity vain kehityskeskusteluihin tai näy kerran kuussa tilille tulevana palkkana. Palautetta kannattaa jakaa itse ja tarvittaessa pyytää. Palautteen pyytäminen on merkki siitä, että haluaa oikeasti kehittyä työssään.

Asiantuntijat: Työterveyspsykologian dosentti Kirsi Ahola Työterveyslaitokselta ja henkilöstön kehittämispäällikkö Kalle Honkanen Kotkamills Oy:stä.

Monenlaista palautetta

Palaute tarkoittaa työyhteisössä työntekijän suorituksen, työn tai käytöksen kommentointia, ja sen tavoitteena on arvostuksen osoittaminen sekä työsuorituksen parantaminen ja henkilön kehittyminen. Se ei arvioi eikä kohdistu työntekijän henkilökohtaisiin ominaisuuksiin.

Kannustava palaute on myönteistä, inspiroivaa ja motivoivaa, ja se vahvistaa onnistunutta toimintaa.

Rakentava palaute antaa eväitä, joiden avulla asiat voi tehdä entistä paremmin. Hyvä rakentava palaute sisältää parannusehdotuksen ja uuden toimintamallin.

Korjaava palaute auttaa huomaamaan väärän toimintatavan. Jotta siitä olisi hyötyä, sen tulee sisältää ratkaisu tilanteeseen. Korjaavaa palautetta voidaan pehmentää hampurilaistekniikalla, jossa kannustava palaute edeltää ja seuraa korjaavaa palautetta. Myös jatkosta keskustelu auttaa sulattamaan palautetta.

Hiljainen palaute on epäsuoraa palautetta, ja se välittyy sanojen sijaan teoilla, ilmeillä ja eleillä. Huokailu, tilanteesta poistuminen, hymy ja lounaskutsu ovat hiljaista palautetta.