Vuosilomalain mukaan työnantaja määrää loman ajankohdan ja vastaa siitä, että loma pidetään lain mukaisesti oikeina aikoina. Työnantaja ei saa vaihtaa vuosilomapäiviä rahaksi muuta kuin lain sallimissa tilanteissa, eli työsuhteen päättyessä, työntekijän lähtiessä asepalvelukseen tai siviilipalvelukseen tai pitkään jatkuneen työkyvyttömyyden vuoksi.

Työnantajan on ilmoitettava loman ajankohta viimeistään kuukausi ennen loman alkamista. Vain hyvin poikkeuksellisissa tilanteissa loman alkamisajankohta voidaan ilmoittaa viimeistään kahta viikkoa ennen. Ennen loman ajankohdan määräämistä työnantajan on varattava työntekijöille tilaisuus esittää toiveensa loman ajankohdasta. Työnantajan on mahdollisuuksien mukaan otettava huomioon työntekijöiden toiveet ja noudatettava tasapuolisuutta lomien sijoittelussa. Työnantajan on lisäksi kerrottava työntekijöilleen ja/tai henkilöstön edustajalle työpaikalla, millaisia periaatteita vuosilomien antamisessa noudatetaan.  

Kesäloma (24 päivän osuus vuosilomasta) on annettava lomakaudella, eli 2.5.–30.9. välisenä aikana. Toki työnantaja ja työntekijä voivat sopia muunkin ajankohdan. Loma voidaan esimerkiksi sopia pidettäväksi jo 2.1. alkaen etukäteen. Vähintään 12 päivää lomasta on pidettävä viimeistään seuraavan vuoden 30.4. mennessä ja loput lomapäivät seuraavan vuoden 30.9. mennessä.

Poikkeuksista tulee siis aina sopia ja sopiminen on vapaaehtoista. Epäselvyyksien välttämiseksi lomakauden ulkopuolella pidettävistä lomista kannattaa sopia kirjallisesti. On hyvä muistaa, että sovittu sitoo kumpaakin osapuolta, sekä työntekijää että työnantajaa. Muutokset ovat mahdollisia vain uudestaan sopimalla.

Vuosiloma annetaan myös lomautetulle

Vuosiloma on annettava myös lomautetulle työntekijälle vuosilomalaissa säädetyn mukaisesti. Työnantaja määrää loman ajankohdan, mikäli ajankohdasta ei työntekijän kanssa yhdessä sovita. Vuosiloman ajalta työnantaja on palkanmaksuvelvollinen ja lomautus jatkuu normaalisti vuosiloman jälkeen. Vuosiloman ajalta ei makseta ansiosidonnaista työttömyyspäivärahaa.  

Valmiuslaki voi vaikuttaa vuosiloman pitämiseen, mutta vain tietyillä aloilla 

Tietyistä vuosiloman antamista koskevista säännöksistä voidaan koronaepidemian vuoksi poiketa terveydenhuollossa ja sosiaalitoimessa, pelastustoimessa, hätäkeskustoiminnassa ja poliisitoiminnassa. Työnantaja saa väliaikaisesti (tekstin kirjoitushetkellä 13.5.2020 saakka) poiketa vuosiloman ilmoittamista ja antamisajankohtaa koskevista säännöksistä, siirtää jo ilmoitetun vuosiloman ajankohtaa tai keskeyttää jo aloitetun vuosiloman. Työnantaja saa tehdä nämä poikkeukset vain siinä tapauksessa, että ne ovat tarpeen koronavirusepidemian vuoksi. Työnantaja voi toisin sanoen soveltaa poikkeuksia vain koronavirusepidemian aiheuttaman työpulan vuoksi.