Järkevämpi organisointi keventäisi työn kuormitusta
Haasteiden edessä

Järkevämpi organisointi keventäisi työn kuormitusta

Kirjoittaja: Kreetta Haaslahti

Sosiaali- ja terveystoimialan hallinnossa huonosti organisoitu työ kuormittaa turhaan. Myös esimiesten vaihteleva osaaminen näkyy epäoikeudenmukaisuutena työyhteisössä.

Merkonomin ja perushoitajan koulutuksen saanut nainen työskentelee eteläsuomalaisen kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan hallinnossa. Hänen työpisteensä on sairaalassa, jossa hän toimii ylilääkärin sihteerinä. Organisaatiomuutoksen myötä sihteerit työskentelevät nyt virtuaalitiimeissä virtuaaliesimiesten alaisuudessa. Muutoksen läpivienti tuntuu kuitenkin jääneen kesken, mikä vaikeuttaa työtehtävien suorittamista. Se näkyy henkisenä kuormituksena naisen ja hänen kollegoidensa arjessa.

 Aiemmin ylilääkärit toimivat suoraan sihteerien esimiehinä. Nyt he ovat sisäisiä asiakkaita. Haastatellun sihteerin työpiste on edelleen sairaalassa lähellä ylilääkäriä, mutta esimies työskentelee muualla. Sisäisten asiakkaiden ja esimiesten roolit tuntuvat olevan sekaisin.

– Me olemme hankalassa välikädessä. Sisäiset asiakkaat suhtautuvat edelleen meihin niin kuin he olisivat meidän esimiehiämme. He teettävät meillä meille kuulumattomia töitä emmekä me voi kieltäytyä niistä.

 Nainen kollegoineen haluaisi palvella sisäisiä asiakkaitaan hyvin ja kehittää toimintaa yhdessä heidän kanssaan, mutta nykyisellään se ei tunnu onnistuvan.

– Emme voi tarjota niin hyvää palvelua kuin haluaisimme. Meitä ei oteta mukaan esimiehen ja sisäisen asiakkaan välisiin työhömme liittyviin keskusteluihin, joihin meidän mielestäni kuuluisi osallistua.

 Työyhteisön puute näkyy monessa

 Virtuaalitiimeissä kollegojen välinen yhteistyö ja vertaistuki jää vähäiseksi.

– Meillä ei ole varsinaista työyhteisöä, vaan meidät on hajautettu eri puolille kaupunkia työskentelemään sisäisten asiakkaidemme eli sote-päälliköiden, johtajien ja muiden sosiaali- ja terveystoimialan ylimpien esimiesten työpisteiden yhteyteen.

 Naisen esimiehellä on 40 alaista, jotka on jaettu kolmeen tiimiin. Tiimikohtaisia toimistokokouksia pyritään pitämään kuukausittain, mutta koko ryhmä ei tapaa koskaan kasvotusten.

– Se on todella huono juttu. Tieto tiimien välillä kulkee esimiehemme lähettämien kokousmuistioiden kautta. Meidän kokouksemme on aina viimeisenä. Päätöksenteon kannalta on hankalaa, kun 40 kollegan väliset yhteiset keskustelut jäävät kokonaan pois tiimijaosta johtuen. Tästä seuraa esimerkiksi kyräilyä ja selän takana puhumista.

 Ratkaisuna keskitetty hallinto

 Sihteerien työ on naisen mielestä tällä hetkellä organisoitu väärin. Myös esimiesten osaaminen vaihtelee, mikä näkyy epäoikeudenmukaisuutena työyhteisössä.

– Tällä hetkellä koemme, että sisäiset asiakkaat, kuten ylilääkärit, ylihoitajat ja osastonhoitaja, ovat esimiehiämme, eikä heillä ole riittävää hallinto- ja toimistotyön ammattitaitoa.

 Haastatellun mielestä kaupungin kannattaisi koota koko hallinto yhteen paikkaan ja yhden organisaation alle. Näin esimiehiä tarvittaisiin nykyistä vähemmän, jolloin säästettäisiin palkkakustannuksissa.

– Minusta jokaisella toimialalla ei tarvittaisi omaa hallintoa. Me sihteerit voisimme kaikki työskennellä kaupunginkanslian alaisuudessa ja palvella sieltä käsin eri toimialoja. Meidän ei tarvitse istua sisäisen asiakkaamme tiloissa, vaikka palvelemmekin heitä. Suurin osa tehtävistä tulee jo tälläkin hetkellä sähköpostitse.

 Hän näkee visioimassaan muutoksessa paljon hyvää.

– Pystyisimme keskustelemaan asioista yhdessä kollegojen kesken. Myös sisäisen asiakkaan kanssa järjestettäisiin yhteisiä tapaamisia samaan tapaan kuin esimerkiksi kaupungin taloushallintopalveluissa jo tehdään. Kokemus työn kuormittavuudesta vähenisi varmasti, kun saisimme toimintaamme läpinäkyvyyttä ja avoimuutta.

 Nainen uskoo, että tällainen muutos vaikuttaisi positiivisesti niin palvelun tasoon kuin työntekijöiden kokemukseen omasta työstään.

– Me sihteerit saisimme toisiltamme ammatillista tukea ja samalla pitkän työkokemuksen kartuttamaa hiljaista tietoa saataisiin siirrettyä työntekijöiden kesken. Pystyisimme ratkaisemaan ongelmat sisäisen asiakkaan parhaaksi nopeasti ja saisimme työmme kunnialla tehtyä. Uskon, että tällainen järjestely lisäisi työntekijöiden motivaatiota ja innostusta, mikä olisi hirveän tärkeää.

 Ylpeä kaupungin työntekijä

 Nainen iloitsee työnantajansa myönteisestä suhtautumisesta kehittämiseen. Esimiehiä koulutetaan paljon, ja uudessa johtamismallissa puhutaan esimiehistä valmentajina, tukihenkilöinä ja mentoreina. Tämä kaikki kuulostaa aisen mielestä erittäin hyvältä.

– Kunhan uusi johtamismalli vielä toteutuu kaikilla organisaation tasoilla, niin se on tosi hyvä juttu. Esimiesten rekrytointiin toivoisin jotain sellaista testiä, joka kartoittaisi heidän ihmislähtöisyyttään. Kaikista ei ole esimiehiksi, ja virhevalinnat aiheuttavat paljon harmia – huono johtaminen kuormittaa työntekijöitä ja vaikuttaa heidän työhyvinvointiinsa.

 Lopulta nainen korostaa vielä sitä, että hän on ylpeä työnantajastaan ja työskentelee mielellään kaupungin palveluksessa.

– Kaupunki on erittäin hyvä työnantaja. Se tukee meitä työntekijöitä todella monella tavalla, on mukana digitalisaatiossa ja kehittää jatkuvasti uusia välineitä. Nämä kehitystoimet pitäisi vain saada koskemaan myös meidän sihteerien työtä. Välillä tuntuu, että meidät on kokonaan unohdettu.