Moderni toimisto purkaa turhia hierarkioita ja saa ihmiset kohtaamaan toisensa tasa-arvoisemmin. Tuhansia toimistoja suunnitellut Jari Inkinen, arkkitehti SAFA, sisustusarkkitehti SIO Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy:stä kertoo, miten se tehdään.
Voiko työympäristöllä vaikuttaa tasa-arvoisuuteen?
“Monella työpaikalla on kautta aikojen työskennelty niin, että työntekijöiden työpisteet ovat olleet avokonttorissa ja eri tason johtajilla on ollut omat huoneensa. Tällainen huonejako on ollut selkeä hierarkian merkki. Oman työhuoneen saaminen on merkinnyt ylenemistä hierarkiassa.
Työnsä puolesta paljon liikkeellä olevan johtajan huone saattoi olla tyhjillään. Läheskään kaikilla työpaikoilla ei tullut kuuloonkaan, että joku avokonttorissa työskentelevä olisi käyttänyt huonetta, vaikka vain soittaakseen puhelun.
Tänään vannotaan monitilatoimistojen nimeen. Niissä tilat on jaoteltu tehtävien mukaisesti ja työntekijät saavat valita oman työpisteensä päivän töiden ja fiiliksen mukaan. Esimerkiksi keskittymistä vaativaa työtä voi mennä tekemään hiljaisen työn tilaan, projekteja työstetään ryhmätyötiloissa ja vapaan oleskelun chillailutilassa voi vaihtaa ajatuksia työkavereitten kanssa vaikka kahvikupin ääressä. Omaa työpistettä ei ole välttämättä kenelläkään, saati omaa huonetta.
Työympäristöllä voidaan vaikuttaa paljonkin työelämän tasa-avoisuuteen. Monitilatoimistossa ihmisiä ei pakoteta tekemään töitä samassa paikassa. Paikkaa voi vaihtaa useamman kerran päivässä sen mukaan, että se palvelee ihmistä ja työn tekemistä paremmin. Tämä kuvastaa myös ylipäätään yhteiskunnan tasa-arvoistumista. Uskotaan siihen, että ihminen tietää itse, mikä hänelle sopii.”
Monitilatoimistosta kuulee myös paljon kielteistä. Mikä mättää?
“Ennen toimitilamuutosta tai uuden toimitilan suunnittelua yrityksen toimintatapoja, tavoitteita ja erilaisia työtehtäviä sekä ihmisten toiveita on tutkittava ja kuunneltava. Vasta sen jälkeen alkaa tilojen suunnittelu. Jos tämä vaihe jätetään väliin tai tehdään huolimattomasti, hienoinkaan tila ei palvele tarkoitustaan.
Monitilatoimisto ei myöskään sovellu kaikenlaisiin työtehtäviin ja kaikenlaisille yrityksille. On selvä, että vaikkapa palkanlaskijalla on paperittomassakin toimistossa asioita, jotka on pidettävä lukkojen takana tai lakimiehen on voitava käydä luottamuksellisia keskusteluja rauhassa. Toimisto pitää suunnitella aina yrityksen mukaan.”
Entä jos ei tästä huolimatta viihdy modernissa toimistossa. Onko vika tilassa tai tilan käyttäjässä?
“Pelkkä tilojen muuttaminen ei riitä. Ihmiset on myös opetettava käyttämään tiloja oikein ja sovittava yhteisistä pelisäännöistä, joita ihan jokainen noudattaa. Ettei siis kävellä esimerkiksi hiljaiseen työntekoon tarkoitetun tilan poikki, vaan käytetään kulkuväyliä. Eihän kukaan aja pihakadullakaan tuhatta ja sataa.
Säännöt on laadittava yhdessä työyhteisön kesken. Kaikilla pitää olla mahdollisuus kertoa ajatuksensa ja olla mukana päättämässä asioista. Pomot tai kovaäänisimmät eivät saa sanella, miten tilassa toimitaan. Pelisääntöjen laatimiseen on hyvä ottaa toimitilasuunnittelijat avuksi. He pitävät huolen, että myös hiljaisimpien ääni kuullaan.
Pelisääntöjä on myös aika ajoin päivitettävä, sillä työtehtävät ja organisaatio muuttuvat. Ihmiset ovat laiskoja ja palaavat herkästi vanhoihin toimintatapoihin.
Useimmiten monitoimitila parantaa tuottavuutta ja tiedonkulkua. Se näkyy myös yrityksen parantuneena tuloksena ja ihmisten viihtymisenä.”
Nuoremmat sukupolvet eivät ole enää yhtä lojaaleja työnantajalle kuin heidän vanhempansa. Voidaanko tähän vaikuttaa jotenkin toimitilasuunnittelulla?
“Lojaalisuus ei ole kadonnut mihinkään, mutta sen kohde on muuttunut. Nykyisin ollaan lojaaleja pikemminkin työkavereille. Se näkyy esimerkiksi niin, että yhden lähtiessä talosta hän vetää herkästi mukanaan liudan muita. Työyhteisöllä ja keskinäisellä koheesiolla on yhä suurempi vaikutus.
Työntekijöiden kannustukseksi ei enää riitä, että maksetaan fiksua palkkaa ja johdetaan yritystä asiallisesti ja tasa-arvoisesti. Työympäristön pitää olla viihtyisä ja merkityksellinen. Ihmiset haluavat myös olla tekemisissä keskenään. Tämä on otettava toimitilan suunnittelussa huomioon. Vanhempien yritysjohtajien onkin syytä muistaa, ettei toimitiloja suunnitella heille, vaan seuraaville sukupolville.
Sekin kannattaa muistaa, että yhteen ikäluokkaan mahtuu monenlaisia arvomaailmoja. Eikä arvomaailma katso ikää.”
Miltä tulevaisuuden toimisto näyttää? Mitä tulee monitilatoimiston jälkeen?
“Koko yritysmaailma muuttuu avoimemmaksi. Tämä on ollut maailmalla nähtävissä jo 1990- luvun lopusta, mutta trendi on jalkautumassa todenteolla myös Suomeen. Trendin taustalla on se, että pienempiin yrityksiin syntyy uusia työpaikkoja. Kun aiemmin pienyrityksillä oli omat toimistonsa, nyt ne haluavat olla osa jotain suurempaa yhteisöä. Uudenlaisissa co-working-tiloissa yritykset saavat lisää kontaktipintoja toisten kanssa.
Co-working-toimistohotellit on suunniteltu niin, että kohtaaminen muiden kanssa on mahdollisimman helppoa. Myös suuryritykset ovat vuokranneet näistä työpisteitä verkostoituakseen ja nähdäkseen, mitä heidän omalla tai sidosryhmien alalla tapahtuu.”