Viisi vinkkiä viisaampiin työtapoihin
Töissä

Viisi vinkkiä viisaampiin työtapoihin

Lifted-hyvinvointivalmennuksen Taneli Rantala antaa tehokkaaseen työhön viisi helppoa vinkkiä, jotka voit toteuttaa heti.

1. Määritä päivän tärkein työtehtäväsi jokaisena aamuna. Siten varmistat, että tiedät päivän fokuksen ja voit kohdentaa riittävän määrän aikaa tehtävän suorittamiselle. Tämä mahdollistaa myös, että lähdet kotiin tyytyväisenä tehtyäsi päivän tärkeimmän työtehtäväsi. Jos et määritä sitä ajoissa, se jää todennäköisesti tekemättä.

2. Käytä kalenteria oman työsi suunnittelussa. Merkitse kalenteriin mitä työtehtävää teet milloinkin. Se auttaa sinua keskittymään ja näkemään realistisesti mihin pystyt yhden päivän aikana.

3. Poista turhimmat keskeytykset työpäivästäsi. Keskeytykset ovat modernin työelämän vitsaus ja työtehon tappaja. Mieti, mikä on turhin notifikaatio, jonka saat puhelimestasi sekä tietokoneestasi ja poista se. Sinun ei tarvitse olla tavoitettavissa jokaisessa kanavassa 24/7, vaan voit itse päättää milloin käytät esimerkiksi sosiaalista mediaa. Sama pätee myös sähköposteihin. Voisitko kenties lukea sähköpostiasi kerran tai kahdesti päivässä tai edes kerran tunnissa?

4. Tee onnistunut kalenterikutsu! Tutkimusten mukaan puolet palavereista on ajanhukkaa. Älä tue tätä trendiä, vaan katkaise se jo kutsussa. Mieti ensin voitko hoitaa palaverin soitolla, maililla tai lyhyellä keskustelulla säästääksesi kaikkien aikaa. Jos päätät kuitenkin pistää kutsun liikkeelle, määritä siihen aina palaverin tavoite ja agenda. Jaa etukäteen valmistautumismateriaali. Kutsu vain ihmiset, joilla on sanottavaa aiheeseen. Muut voivat lukea muistiinpanot.

Määritä palaverin kesto rohkeasti. Kaikkien asioiden läpikäymiseen ei mene tuntia, vaan saatat selvitä jopa 20 minuutissa. Tasatunnein loppuvat palaverit aiheuttavat tehottoman ja kuormittavan palaverista toiseen hyppimisen. Kaiken minkä teet 60 minuutissa, voi tehdä myös 50 minuutissa.

5. Poista turhat tehtävät tehtävälistastasi ja takaraivostasi. Yksi kuormittavimmista tekijöistä työelämässä on tekemättömät tehtävät. Usein luulemme, että tehtäviä on enemmän kuin todellisuudessa on, joten jo niiden ylös kirjoittaminen ja todellisen määrän ymmärtäminen voi vapauttaa meidät paineesta.

Kun olet kirjoittanut ne ylös, pistä tehtävät tärkeysjärjestykseen ja mieti erittäin kriittisesti, kannattaako tehtävistä jokaista todella tehdä. Yliviivaa ne, joiden merkityksellisyys on vähäinen ja jätä kyseiset tehtävät tekemättä. Jos toinen henkilö tai taho odottaa tehtävän suoritusta, keskustele rakentavasti asian merkityksellisyydestä. Vähintään toinen teistä tulee oppimaan keskustelusta paljon.