Robotti on kirjanpitäjän vahva työkalu   
Töissä

Robotti on kirjanpitäjän vahva työkalu  

Kirjoittaja: Juho Paavola

Automaatio ja robotiikka muuttavat kirjanpitäjän työtä ja taloushallinnon ansaintamalleja. Töitä ne eivät kuitenkaan vie, sillä vastuu robotin työn suunnittelusta ja tuloksista on aina ihmisen, taloushallinnon asiantuntija Sanna Kaarlejärvi sanoo.

Aloitetaan käsitteiden selventämisestä. Automaatio ja robotiikka menevät usein sekaisin, mutta ne eivät ole sama asia. ”Robotiikka ei ole sama kuin automaatio. Sen sijaan robotiikka on yksi automaation työvälineistä”, taloushallinnon asiantuntija ja kouluttaja Sanna Kaarlejärvi tiivistää.

Älykkäästä taloushallinnosta kirjan kirjoittanut Kaarlejärvi työskentelee Efimassa taloushallinnon kehittämistehtävissä ja kouluttaa yrityksiä samasta aiheesta. Hän on huomannut, että digitalisointi on alkanut kiinnostaa myös niitä yrityksiä, joissa digiloikkaa ei vielä ole tehty.

”Korona-aika on ollut hyvä kirittäjä. Kun ollaan etätöissä, toimistolle tulevat paperiset dokumentit eivät ole käytettävissä, ja nyt digitaalisuuden viimeinen hyppy onkin jo menossa.”

Robotti kasvattaa asiakaspalvelun aikaa

Miten automaatio ja robotiikka sitten vaikuttavat kirjanpitäjän työhön? Perinteinen automaatio merkitsee oikeastaan kaikkea sitä, mitä yksi taloushallinnon ohjelma tekee itsenäisesti ihmisen komentojen mukaan – kuten antaa vaikkapa osiksi ja visuaalisiksi malleiksi pureksitun kuukausiraportin yhdellä napin painalluksella.

Robotiikka menee tästä askeleen pidemmälle. Robotti yhdistää eri ohjelmien ja toimintojen tapahtumat ja sitoo ne omalla toiminnallaan yhdeksi isommaksi automaation kokonaisuudeksi.

Hyvä esimerkki on yrityksen kuukausittainen arvonlisäveroilmoitus, jonka tekemiseen tarvitaan taloushallinnon ohjelmaa laskelman tekemiseksi ja ilmoittamiseksi, verkkopankkia veron maksamiseen ja sähköpostia asiakkaan kanssa viestimiseen.

”Robotin avulla kaikki keskenään irralliset työvaiheet voidaan automatisoida. Robotin etuna on nopeus ja kyky tehdä työtä ympäri vuorokauden, jolloin laajenee myös aika, jolloin asiakasta voidaan palvella.”

Robotti muuttaa työtä merkityksellisemmäksi

Kaarlejärven mukaan robotit ovat hiipineet viiden viimeisen vuoden aikana osaksi suomalaista taloushallintoa. Yrityksissä innostus on suurta.

”Ensimmäisenä sitä ovat hyödyntäneet suuret yritykset ja palvelukeskukset, joissa suuren volyymin takia on ollut mahdollista saada isot säästöt. Myös valtion- ja kuntien hallinnossa ollaan pitkällä.”

Pienet kirjanpitotoimistot palvelevat vielä osin paperin nimeen vannovia asiakaita. Taloushallinnon digitaalisuus lyö täysin läpi viimeistään silloin, kun verohallinto ja muut viranomaiset alkavat tulevaisuudessa vaatia yrityksiltä reaaliaikaista digitaalista raportointia, jota ei ole mahdollista toteuttaa paperimuodossa.

Työntekijöitä robotit pelottavat alalla kuin alalla, koska ne vievät työt. Paitsi että eivät vie, jos Kaarlejärveltä kysytään. Sen sijaan töiden luonne muuttuu.

”Robotti tekee tylsät rutiinityöt. Kun ne jäävät pois, taloushallinnon ammattilaiset voivat käyttää osaamistaan innostavampiin tehtäviin, kuten asiakkaan talous- ja verosuunnitteluun tai liiketoimintaa tukevaan raportointiin.”

Yrityksissä robotiikka pitäisi nähdä voimavarana. Usein ajatellaan, että robotiikalla voidaan saavuttaa vain säästöjä. Tuo ajatus pitäisi kääntää ympäri, Kaarlejärvi sanoo.

”Robotiikan avulla yritys voi palvella useampia asiakkaita. Kun robotti hoitaa rutiinit, alan ammattilaisten osaaminen vapautuu rakentamaan aiempaa paremman lisäarvon tuotteita. Näin yritys voi nostaa liikevaihtoaan ja tulostaan.”

Robotti ei voi ottaa vastuuta

Vaikka robotti tehostaa taloushallinnon yrityksiä, se ei silti ole konkreettisesti näkyvä osa yritystä. Ohjelmistorobotti on pelkkä koodinpätkä tietokoneen sieluttomissa syövereissä.

”Itse asiassa aika monelle on helpottavaa huomata, että robotti on vain yksi työkalu. Se toimii sen mukaan, mitä ihminen sen haluaa tekevän.”

Aikoinaan taskulaskin korvasi laskutikun ja tietokone taskulaskimet ja kirjoituskoneet. Robotiikka nostaa työkalupakin taas uudelle tasolle. Jokainen muutos on tehnyt rutiinitöistä aiempaa helpompia. Käyttäjän on kuitenkin aina pitänyt tietää, miten, mihin ja miksi kutakin työkalua käytetään.

”Koska kirjanpidosta ja verotuksesta vastuu on aina kirjanpitäjällä, hänen on kyettävä tarkastamaan automaation ja robotiikan jälki ja tarvittaessa myös puuttumaan siihen.”