Aluetiimiläisen muistilista

Tapahtuman järjestämisessä on muistettava monia yksityiskohtia. Jotta tapahtuma sujuu hyvin, kannattaa suunnittelu ja pohjatyö tehdä huolella. Tämä muistilista on tarkoitettu tapahtumajärjestäjän apuvälineeksi. Voit listan avulla varmistua siitä, että kaikki olennainen on huomioitu.

Suunnittele tilaisuus huolellisesti

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty - myös tapahtumien kohdalla.

Mieti tilaisuuden isot suuntaviivat

• Miksi tilaisuus järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa?
• Kenelle tilaisuus järjestetään?
• Minkälainen teema tai tunnelma tilaisuuteen halutaan luoda?
• Mikä on osallistujamäärätavoite/minimiosallistujamäärä?

Määrittele tilaisuudelle realistinen budjetti

Budjetin määrittäminen antaa raamit tapahtumasuunnittelulle ja helpottaa vaihtoehtojen karsimista. Ota budjetin määrittelyssä huomioon ainakin henkilömäärä, tarjoilut, tilavuokra ja ohjelma. Jos könttäsumman miettiminen tuntuu haastavalta, voit miettiä, paljonko tilaisuus saa maksaa per osallistuja. Mieti, mikä on tilaisuuden onnistumisen kannalta merkittävintä/olennaista ja panosta siihen rahallisesti eniten.

Lähde tilaisuuden suunnittelussa ajoissa liikkeelle

Huomioi suunnittelussa, että:

• tilaisuuden markkinoinnille jää riittävästi aikaa (katso alta "3. Tapahtuman markkinointi aluetiimin tapahtumakirjeessä")
• tilaisuuden ilmoittautumisaika on riittävän pitkä
• ulkopuolisilla palveluntarjoajilla on usein erilaisia peruutusehtoja, jotka on hyvä noteerata tilaisuuden aikataulutuksessa (määräajat 100 %:n peruutukselle esim. kokoustilavaraukset, majoitusvaraukset, esiintyjät, luennoitsijat). 

Jos suunnittelet tilaisuutta isomman porukan kanssa

• valitkaa suunnitteluryhmälle vetäjä ohjaamaan, kokoamaan, delegoimaan ja kannustamaan
• sopikaa yhteiset suunnittelupalaverien ajankohdat

Aikatauluta tehtävät

Määrittele ja aikatauluta suunnitteluvaiheessa kaikki tehtävät aina tilan etsimisestä ja kutsujen lähettämisestä tapahtumapäivänä hoidettaviin asioihin. Mieti, mitkä asiat pitää hoitaa heti suunnittelun alkuvaiheessa, mitkä kuukautta ennen, mitkä viikkoa ennen ja mitä voidaan tehdä vasta tapahtumapäivänä.

Ota käyttöön kalenteri ja to do -lista, aseta muistutuksia ja merkitse ylös hoidetut asiat.

Mikäli haluat käyttää tilaisuudessa Erton roll-up -rullajulisteita tai beachflag-lippuja, tilaa tuotteet ajoissa Erton toimistolta (katso tarkemmat ohjeet kohdasta "4. käytettävissä olevat tapahtumamateriaalit"). 

Etsi sopiva tapahtumatila

Tilan valinta on yksi tärkeimmistä tekijöistä niin tilaisuuden toimivuuden kuin tunnelmankin kannalta. Tapahtumatilan valintaan vaikuttavat etenkin haluttu sijainti, tilaisuuden henkilömäärä, haluttu tunnelma ja budjetti. Myös tilan koolla on suuri merkitys: liian ahdas tila on huono valinta, mutta liian iso tila voi tuntua kolkolta. Varmista, että tilasta löytyy kaikki tarvittava esimerkiksi tekniikka, narikkapalvelut, ilmoittautumistila ja haluttu pöytämuoto (pöytä/tuoli -järjestely). Varmista lisäksi tilan esteettömyys.  

Suunnittele tilaisuuden ohjelma

Ohjelman suunnittelussa kannattaa pitää mielessä tilaisuuden tavoite ja kohdeyleisö. Joskus omat mieltymykset kannattaa laittaa syrjään ja miettiä, mistä kyseisen tilaisuuden osallistujat innostuvat ja pitävät. Eri-ikäiset osallistujat innostuvat eri asioista, joten heidän kiinnostuksen kohteensa kannattaa huomioida ohjelmaa suunnitellessa.

Lisää tilaisuus Erton tapahtumakalenteriin

Katso tarkemmat ohjeet kohdasta "2. Tapahtuman lisääminen Erton tapahtumakalenteriin".

Viime hetken varmistukset

Varmista ennen tapahtumapäivää, että kaikki on valmista ja sovitut asiat hoidettu. Ovatko tapahtumamateriaalit koossa? Tarvitaanko tapahtumapaikalle oma esityskone? Jos järjestät tilaisuuden isomman porukan kanssa, käy läpi tapahtumapäivän roolitus – kuka hoitaa tapahtumapäivänä minkäkin asian ja mihin aikaan?

Tapahtumapäivänä

Saavu tapahtumapaikalle riittävän ajoissa, jotta ehdit

• tarkistaa, että kaikki asiat on hoidettu sovitulla tavalla (esim. tila, tekniikka ja tarjoilut)
• laittaa esille opastekyltit, roll-upit, somisteet, osallistujille jaettavat tuotteet yms.
• laittaa Erton aloitusdiashown pyörimään  (Löydät Erton aloitusdiashown Erton Mediaflow-mediapankista)
• vastaanottaa ja toivottaa ulkopuoliset luennoitsijat, palveluntuottajat ja esiintyjät tervetulleiksi
• vastaanottaa ja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. 

Hallintoassistenttimme Tuula Seppälä-Koski lähettää eri alueiden tapahtumakirjeet parittomien viikkojen perjantaisin viimeistään klo 10, jos aluetiimi on lisännyt tapahtumansa Erton tapahtumakalenteriin yhdessä sovitun aikataulun mukaisest.. Käytännössä esimerkiksi Pirkanmaalla asuva jäsen saa parin viikon välein tapahtumakirjeen, johon on listattu Pirkanmaan aluetiimin järjestämät tulevat tapahtumat. 

Miten toimin?

Lisää tapahtuma Erton tapahtumakalenteriin viimeistään keskiviikkona 3–4 viikkoa ennen tapahtumaa. Tuula poimii tapahtuman tapahtumakalenterista aluetiimin tapahtumakirjeeseen. Näin varmistamme sen, että tapahtumasta lähtee kaksi viestiä alueen jäsenille ennen tapahtuman järjestämisajankohtaa.

Esimerkki aikataulusta:

• Aluetiimi haluaa järjestää tapahtuman parillisen viikon perjantaina 19.9. Tapahtuma pitää lisätä tapahtumakalenteriin viimeistään keskiviikkona 27.8., jotta tapahtuma nousee vähintään kahteen parittoman perjantain tapahtumakirjeeseen 29.8. ja 12.9.
• Jos taas tapahtuma järjestetään parittoman viikon perjantaina pe 26.9. täytyy tapahtuma lisätä tapahtumakalenteriin viimeistään keskiviikkona 27.8., jotta se ehtii 29.8. ja 12.9. lähetettäviin kirjeisiin. Tapahtumakirjettä ei kannata enää lähettää tapahtumapäivänä. 

Jos ilmoittautuminen päättyy tiettynä päivänä, mieti, miten monta viikkoa aiemmin tapahtuma täytyy lisätä kalenteriin, jotta alueen jäsenet saisivat tiedon tapahtumasta kahteen kertaan. Joskus toki yksikin kirje riittää, mutta suosittelemme sitä, että jäsen saisi tiedon tapahtumasta kaksi kertaa.