Yhä useampi haaveilee etätöiden tekemisestä ulkomailla. Eikä ihmekään, koska kuulostaa täydelliselle ajatukselle yhdistää työnteko ja auringosta nauttiminen. Eli ei muuta kuin matkalaukun pakkaus, passi ja läppäri kouraan ja menoksi?
Aivan näin nopea ei kannata olla, koska ulkomailla työskentelyyn liittyy paljon sosiaaliturvaan ja verotukseen liittyviä asioita, jotka on selvitettävä tapauskohtaisesti.
Työtehtävien ja kohdemaan kartoitus
Kaikista tärkeintä on ensin miettiä, voiko omia työtehtäviä tehdä ulkomailta etänä. Vaaditaanko tehtävässä esimerkiksi läsnäoloa Suomessa tai voiko työtehtäviä järjestellä? Jos etätyö onnistuu, on seuraava askel pohtia kohdemaata ja työskentelyn kestoa.
EU- ja ETA-maissa lyhyiden muutamien viikkojen tai kuukausien työskentely on helpointa lainsäädännön osalta. Etätyöskentelyn järjestäminen Kanariansaarilta on paljon helpompaa kuin Thaimaasta. Kun edellä mainitut asiat on mietitty, tulee keskustella ehdotuksesta työnantajan kanssa.
Työnantaja päättää etätyöskentelystä ulkomailla
Työnantaja arvioi työn teon kestoa ja työntekijän työtehtäviä sekä asemaa, koska työnantaja haluaa usein välttää kiinteän verotuksellisen toimipaikan syntymisen toiseen maahan. Työnantaja ei todennäköisesti halua kohtuuttomia raportoimisvelvoitteita tai kaksinkertaisia maksuja työntekijän ulkomaan työskentelyn takia. Joskus työnantajan asiakassopimuksista voi seurata rajoitteita tai esteitä jollekin tietylle kohdemaalle. Asiakassopimuksissa voi olla esimerkiksi omia säännöksiä siitä, missä maassa asiakkaiden henkilötietojen käsittely voi tapahtua.
Etätyöskentely ulkomailla voi olla rajoitettua tai kokonaan kiellettyä myös erilaisten yrityksen tai yhdistyksen rahoitusehtojen mukaan, joissa otetaan kantaa työntekijän työskentelypaikkaan. Etätyöskentely ulkomailla ei ole työntekijän subjektiivinen oikeus.
Oman työn johtaminen korostuu etätyössä
Oman työn johtaminen ja itsenäisen työskentelyn onnistuminen korostuvat ulkomailla. On hyvä miettiä etukäteen, miten aikaerot vaikuttavat työskentelyyn. Työntekijän kannattaa perustella työnantajalle, miten pystyy ulkomailla samaan työn jälkeen kuin Suomessa.
Vaikka työ ulkomailta käsin on itsenäistä, on työntekijällä silti oikeus esihenkilön tukeen, kuten muillakin työntekijöillä.
Työviisumi tai työlupa
EU- ja ETA-maan kansalaiset eivät tarvitse työlupaa työskennelläkseen toisessa EU- tai ETA-maassa. EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle lähtiessä tarvitaan usein työviisumi, työlupa tai muu työnteon salliva oleskelulupa. Näiden ehdot vaihtelevat maittain ja käsittelyajat voivat olla pitkiä. Työskentely ilman tarvittavaa lupaa voi johtaa sakkoihin ja rikosoikeudellisiin seuraamuksiin sekä mainehaittaan työnantajalle.
Sosiaaliturva
Lähtökohtaisesti työntekijän sosiaaliturva on sen maan mukainen, jossa hän työskentelee, vaikkakin etätöitä tehden. Tähän on kuitenkin joitakin poikkeuksia.
Huomaathan, että mikäli työ tapahtuu EU/ETA-maassa, Sveitsissä tai sosiaaliturvasopimusmaassa, voi työnantaja hakea A1 -todistusta Eläketurvakeskuksesta.
Mikäli A1-todistus myönnetään, maksetaan työnantajan ja työntekijän sosiaalivakuutusmaksut edelleen Suomeen. A1- todistus osoittaa minkä maan sosiaaliturvalainsäädäntöä todistuksen haltijaan sovelletaan.
EU- ja ETA- maiden sekä Sveitsin osalta A1-todistus voidaan myöntää 2 vuodeksi kerrallaan. Enimmäisaika on maakohtainen. Jos kahden vuoden työskentelyn kesto on ylittymässä, on mahdollista hakea pidennystä työskentelylle.
Sosiaaliturvasopimusmaiden osalta enimmäiskestot vaihtelevat 3–5 vuoden välillä maasta riippuen. Myös sosiaaliturvasopimusmaiden osalta voi hakea pidennystä A1 -todistuksen kestoon. Pidennysten kohdalla Eläketurvakeskus neuvottelee työskentelymaan viranomaisten kanssa niin sanotusta poikkeusluvasta, jonka työskentelymaan viranomaiset hyväksyvät tai hylkäävät.
Vaikka A1-todistus myönnettäisiin, liittyy ulkomaille maksettaviin etuuksiin kuitenkin omia rajoituksia. Sosiaaliturvaan ja etuuksiin liittyvissä kysymyksissä kannattaa olla yhteydessä Kelaan.
Sosiaaliturvasopimusmaita ovat USA, Kanada, Chile, Israel, Intia, Kiina, Australia ja Etelä-Korea.
Ulkomaantyön vakuuttamiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä Eläketurvakeskukseen.
Verotus
Pääsääntöisesti ulkomaan etätyö verotetaan Suomessa, jos työ ei edellytä etätyön tekemistä ulkomailta käsin, vaan on perustunut työntekijän omaan aloitteeseen. Kuitenkin joissain tilanteissa yli kuuden kuukauden työskentelyn jälkeen työskentelymaalla voi olla verotusoikeus palkkaan paikallisten lakien mukaan. Työntekijä voi yleensä hakea kaksinkertaisen verotuksen vähentämistä. Verotuksen osalta on aina tärkeää ottaa yhteyttä verottajaan ja keskustella omasta henkilökohtaisesta tilanteesta.
Vakuutukset
Vakuutusten kattavuus tulee varmistaa yhdessä työnantajan kanssa. Tämä tarkoittaa kattavaa tapaturmavakuutusta sekä matkavakuutusta, joka korvaa myös sairastumisia. Työnantaja voi joissain tapauksissa edellyttää, että työntekijä maksaa itse matkavakuutuksen.
Työterveyspalvelut ulkomaille eivät onnistu välttämättä samaan tapaan, johtuen toiminnallisista- ja lainsäädännöllisistä rajoitteista. Siksi työnantajat haluavat, että on matkavakuutus, joka korvaa sairastumisia. Selvitäthän siis työterveyshuoltopalveluihin liittyvät käytännöt ulkomaan työskentelyssä yhdessä työnantajan kanssa.
Mikäli työ tapahtuu EU- tai Eta-maassa, Sveitsissä, Isossa-Britanniassa tai Pohjois-Irlannissa, kannattaa työntekijän hankkia maksuton eurooppalainen sairausvakuutuskortti Kelasta. Kortilla saa välttämätöntä sairaanhoitoa pääsääntöisesti julkisessa terveydenhuollossa. Hinta on sama mitä paikalliset maksavat hoidosta.
Tietoliikenneyhteydet ja tietosuoja
Toimivat tietoliikenneyhteydet ovat usein ehdoton edellytys etätyölle. Tietoliikenneyhteyksien korvaamisesta tulee keskustella työnantajan kanssa. Työnantaja voi kompensoida kustannuksia tai sitten edellyttää työntekijää maksamaan tietoliikenneyhteydet itse. Kohdemaan valinnassa kannattaakin siten huomioida myös tietoliikenneyhteyksien nopeus ja hinnat. Myös tietosuojaan liittyvät asiat ja periaatteet tulee käydä läpi työnantajan kanssa.
Sopimus etätyöskentelystä
Etätyöskentelystä ulkomailla kannattaa tehdä oma kirjallinen sopimus työnantajan kanssa. Usein sopimus on sosiaaliturva- ja verotusteknisistä syistä määräaikainen. Työnantaja saattaa edellyttää, että työtehtävien niin vaatiessa työntekijä palaa Suomeen. Työntekijä vastaa itse matkakustannuksista. On hyvä miettiä tarkasti reunaehdot, millaisissa tilanteissa paluuta voidaan edellyttää ja millä aikataululla. Sopimus sisältää usein myös irtisanomisehdon, jos kaikki ei sujukaan niin kuin pitäisi.
Ilmoitus viranomaisille ulkomaan oleskelusta
Ilmoita Kelaan heti, jos lähdet ulkomaille ja saat etuuksia. Myös eurooppalainen sairaanhoitokortti katsotaan etuudeksi. Tee lisäksi muuttoilmoitus Digi- ja väestötietovirastoon. EU-maissa oleskelu tulee ilmoittaa myös paikallisviranomaisille, jos oleskelu kestää yli kolme kuukautta. Tarkista aina kunkin maan tarkemmat säännöt paikallisviranomaisille ilmoittautumisen menettelyistä. Muuttoa ulkomaille pidetään pääsääntöisesti vakituisena, mikäli sen kesto on yli 6 kuukautta.
Parhaimmillaan etätyöskentely ulkomailla tuo uutta virtaa ja nostaa työhyvinvointia. Tätä kautta se voi vaikuttaa myös työn tuottavuuteen työtehon kasvaessa. Epäilemättä se on myös erittäin suuri kilpailuvaltti rekrytoinneissa ja nostaa työnantajakuvaa. Näiden syiden vuoksi työnantajan kannattaisi pohtia avoimin mielin etätyön sallimista ulkomailla.
