Jatkuva vuoropuhelu yrityksen tai yhteisön toiminnan kehittämiseksi

Vuoropuhelun tarkoitus

Vuoropuhelulla tarkoitetaan työnantajan ja henkilöstön edustajan välistä asioiden käsittelyä. Sen ideana on edistää riittävää ja oikea-aikaista tiedonkulkua työnantajan ja henkilöstön välillä sekä antaa henkilöstölle mahdollisuuden vaikuttaa heidän työtään, työolojaan ja asemaansa koskeviin asioihin.

Ketkä käyvät vuoropuhelua?

Vuoropuhelua käyvät työnantaja ja henkilöstön edustaja. Jos vuoropuhelun kohteena on sellainen asia, joka koskettaa useampaa henkilöstöryhmää, on kokouksessa oltava läsnä kaikkien henkilöstöryhmien edustajat. Henkilöstön edustajana toimii pääsääntöisesti luottamusmies tai jos työpaikalla ei noudateta mitään työehtosopimusta, luottamusvaltuutettu. Työntekijöiden turvallisuutta ja terveyttä koskevassa asiassa henkilöstön edustajana voi olla myös työsuojeluvaltuutettu, jos asiaa ei ole käsitellä tai ole jo käsitelty työsuojelun yhteistoiminnassa.

Jos jonkun henkilöstöryhmän enemmistöllä ei ole oikeutta osallistua luottamusmiehen valintaan, tähän enemmistöön kuuluvat työntekijät voivat päättää valita keskuudestaan yhteistoimintaedustajan. Yhteistoimintaedustajan kausi kestää kaksi vuotta ja edustaja tulee valita vaalilla niin, että kaikilla tähän enemmistöön kuuluvilla on tilaisuus osallistua valintaan.

Vuoropuhelun toteuttaminen

Vuoropuhelu toteutetaan sitä koskevassa kokouksessa, jonka järjestelyistä vastaa työnantaja. Kokous on järjestettävä neljännesvuosittain. Pienemmissä, 20-29 työntekijää työllistävissä yrityksissä ja yhteisöissä vuoropuhelu tulee järjestää kaksi kertaa vuodessa. Jos henkilöstöllä ei ole edustajaa, työnantaja voi toteuttaa vuoropuheluvelvoitteen koko henkilöstön kanssa vähintään kerran vuodessa järjestettävässä yhteisessä tilaisuudessa.

Työnantajalla on velvollisuus huolehtia, että vuoropuhelua käydään lain mukaisesti. Vuoropuhelun on oltava rakentavaa ja osapuolten on otettava huomioon toistensa tarpeet, edut ja asema.

Mistä asioista käytävä vuoropuhelua?

Säännöllistä vuoropuhelua on käytävä:

• yrityksen tai työyhteisön kehitysnäkymistä ja taloudellisesta tilanteesta
• työpaikalla sovellettavista säännöistä, käytännöistä ja toimintaperiaatteista
• työvoiman käyttötavoista ja henkilöstön rakenteesta
• henkilöstön osaamistarpeista ja osaamisen kehittämisestä
• työhyvinvoinnin ylläpitämisestä ja edistämisestä siltä osin, kun asiaa ei käsitellä muun kuin yhteistoimintalain nojalla
• yhteistoimintalain 12 §:ssä säädetyistä muista asioista (mm. työntekijän henkilötietojen kerääminen sekä vähintään 30 hengen yrityksissä sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet, tasa-arvosuunnitelma silloin, kun se on tarkoitus ottaa henkilöstösuunnitelman osaksi, kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutettavan valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät. Ks. tarkemmin yhteistoimintalain 12 §).

Aloite vuoropuhelun käymiseksi

Aloitteen edellä mainittujen asioiden läpikäymiseksi voi tehdä työnantaja tai henkilöstön edustaja. Työnantajalla on velvollisuus ottaa henkilöstön edustajan tekemä aloite käsiteltäväksi lähtökohtaisesti seuraavassa kokouksessa. Asian käsittelyn aikataulusta voi sopia toisin. Henkilöstön edustajan on tehtävä aloite vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta, jossa toivoo asian käsiteltävän. Mikäli aloite tehdään myöhemmin kuin kaksi viikkoa ennen sovittua kokousta, työnantajalla on oikeus siirtää asian käsittelyä. Siirtämisestä on ilmoitettava henkilöstön edustajalle.

Henkilöstön edustajille annettavat tiedot

Henkilöstön edustajalle on annettava vuoropuhelun käymiseksi kaikki käsiteltävän asian kannalta tarpeelliset tiedot, jotka ovat kohtuudella annettavissa ja jotka työnantajalla on oikeus antaa. Tiedot on annettava kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelun toteuttamista, ellei toisin sovita. Henkilöstön edustajalla on lisäksi oikeus pyytää tarkentavia tietoja.

Työnantaja on velvollinen antamaan henkilöstön edustajalle kahdesti vuodessa seuraavat tiedot:

• henkilöstömäärät liiketoimintayksiköittäin tai muulla tavalla jaoteltuna
• määräaikaisten tai osa-aikaisten työsuhteessa olevien työntekijöiden määrät
• selvitys työnantajayhtiön taloudellisesta tilasta. 

Jos edellä mainituissa tiedoissa tapahtuu olennaisia muutoksia, on työnantajan ilmoitettava siitä henkilöstönedustajalle.

Työnantaja on lisäksi velvollinen antamaan henkilöstönedustajalle vuosittain seuraavat tiedot:

• tiedot maksetuista palkoista siten, ettei niistä ilmene yksittäisen työntekijän palkkatietoja, pyydettäessä tiedot on annettava ammattiryhmittäin jaoteltuna
• tietoja ulkopuolisen työvoiman käytöstä
• tilinpäätös ja toimintakertomus, jos työnantajan on sellainen laadittava.

Kirjaaminen ja tiedottaminen

Henkilöstön edustajan pyynnöstä työnantajan on pidettävä pöytäkirjaa vuoropuhelussa käsitellyistä asioista. Pyyntö pöytäkirjan pitämisestä on estettävä viimeistään kokouksen alkaessa. Osapuolten on hyvä tarkistaa ja allekirjoittaa pöytäkirja. 
Työnantajan on tarpeellisessa laajuudessa tiedotettava vuoropuhelussa käsitellyistä asioista ja mahdollisista toimenpiteistä, joihin vuoropuhelun perusteella on katsottu olevan aihetta. Työnantajan on pyrittävä sopimaan tiedottamisen periaatteista henkilöstön edustajan kanssa.